LAPORAN AUDIT Semakan audit mendapati 15 penerima biasiswa - yang terdiri daripada seorang peringkat PhD dan 14 peringkat sarjana - telah dilantik sebagai pensyarah sementara Universiti Teknologi Mara (UiTM) pada tahun 2003 hingga 2009 tanpa bukti mengemukakan bukti telah tamat pengajian.
Mereka telah dilantik berdasarkan Borang Melapor Diri Bagi Pemegang Biasiswa Biasiswa Tenaga Pengajar Muda (TPM), demikian menurut laporan maklum balas daripada Perbendaharaan Malaysia ke atas isu-isu utama dalam Laporan Ketua Audit Negara mengenai aktiviti badan berkanun persekutuan serta pengurusan syarikat subsidiari bagi tahun 2011.
"Mengikut borang tersebut 15 penerima biasiswa itu menyatakan telah menamatkan pengajian tetapi masih belum menerima keputusan rasmi daripada Universiti berkaitan.
"Pelantikan ini adalah bertentangan dengan prosedur pelantikan pensyarah sementara kerana tidak mengemukakan bukti tamat pengajian," kata laporan tersebut.
Katanya, ini disebabkan Borang Melapor Diri Bagi Pemegang Biasiswa TPM tidak menghendaki sesalinan skrol, transkrip atau pengesahan universiti tempat pengajian dikemukakan bersama sebagai bukti tamat pengajian.
"Oleh itu semua 15 pensyarah sementara ini telah berkhidmat selama dua hingga lapan tahun tetapi tidak dapat diserap ke jawatan tetap.
"Pada pendapat Audit, UiTM hendaklah mengambil tindakan proaktif dengan menghubungi Universiti berkaitan bagi memastikan 15 pensyarah sementara tersebut telah tamat pengajian dengan jayanya," kata laporan tersebut.
Selain itu, tambahnya, UiTM perlu memastikan semua penerima biasiswa TPM mengemukakan bukti tamat pengajian dengan jayanya semasa melaporkan diri.
"UiTM memaklumkan pemegang biasiswa bertanggungjawab memberitahu UiTM jika ada perubahan status Ijazah sepertimana perkara 10 (d) dalam Memorandum Syarat-Syarat Tawaran Biasiswa.
"Selain itu, Jawatankuasa Latihan dan Pembangunan Staf (Induk) pada 27.02.2012 telah membuat keputusan pemegang biasiswa TPM yang melaporkan diri selepas tamat tempoh pengajian tanpa mengemukakan salinan surat Senat bagi pengesahan tamat pengajian, tidak akan dilantik ke jawatan pensyarah," kata laporan itu lagi.
Menurut laporan itu, semakan Audit mendapati JPSM (Jabatan Pembangunan Sumber Manusia) dan JPbSM tidak mempunyai prosedur kerja yang lengkap untuk pengurusan biasiswa TPM.
"Ini menyebabkan pengurusan biasiswa TPM tidak dapat diurus dengan teratur. Selain itu, Pejabat PUU tidak mempunyai prosedur kerja terperinci berkenaan tempoh masa dan kekerapan bagi pengeluaran notis serta surat peringatan," tambahnya.
Sementara itu, tambahnya, semakan lanjut terhadap 48 fail pemegang biasiswa TPM yang pecah kontrak di Pejabat PUU mendapati ia tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini, kata laporan itu lagi.
Menurutnya, proses kerja yang tidak lengkap menyebabkan tindakan undang-undang dan susulan sukar diambil kerana didapati lima fail tiada dokumen asal perjanjian dan surat tawaran. 30 fail tiada dokumen asal perjanjian dan kesemua 48 fail itu tiada kertas minit dan senarai semak kandungan.
Sementara itu, dalam jawapannya, UiTM memaklumkan mengenai penambahbaikan terhadap memorandum baru biasiswa dengan memasukkan klausa tambahan iaitu pegawai hendaklah mengemukakan surat Senat/surat pengesahan universiti tempat pengajian semasa atau selepas melaporkan diri sebagai bukti tamat pengajian.
UiTM juga telah memberi maklumbalas pada 25 Jun 2012 berdasarkan surat daripada Jabatan Audit Negara bertarikh 14 Jun 2012 mengenai Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Pengurusan Aktiviti Badan Berkanun Persekutuan Tahun 2011.
Dalam surat tersebut, UiTM memohon para 10.4.4.1 -“JPSM dan JPbSM tidak mempunyai prosedur kerja yang lengkap dengan pengurusan biasiswa TPM. Ini menyebabkan pengurusan biasiswa TPM tidak dapat diurus dengan teratur” digugurkan kerana JPSM tidak terlibat dengan pengurusan biasiswa TPM, hanya melibatkan urusan pelantikan TPM sebagai pensyarah.
JPbSM pula, jelas UiTM, mempunyai prosedur kerja yang lengkap dan terperinci melibatkan pengurusan biasiswa sepertimana yang telah dilampirkan selepas mesyuarat 'exit conference' pada 27 April 2012.
"PUU dalam proses merangka prosedur kerja yang lengkap melibatkan urusan mengambil tindakan undang-undang ke atas tindakan pecah kontrak.
"Bagi proses tindakan undang-undang, Jabatan Pembangunan Sumber Manusia hanya mengemukakan salinan dokumen berkaitan untuk tindakan pihak PUU," jelas UiTM.